De nos jours, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à adopter des logiciels de facturation électronique pour gérer leurs transactions financières. Ces solutions informatisées offrent un gain de temps et d’efficacité indéniable, mais elles doivent également répondre à un certain nombre d’exigences légales pour être considérées comme conformes. Dans cet article, nous vous présenterons les principales obligations auxquelles ces logiciels doivent se conformer et les implications pour les utilisateurs.
La réglementation en matière de facturation électronique
La facturation électronique est encadrée par plusieurs textes législatifs et réglementaires, tant au niveau national qu’international. Parmi ceux-ci, on peut notamment citer la directive européenne 2014/55/UE, qui impose aux États membres de l’Union européenne d’adopter des normes communes pour la facturation électronique dans le secteur public. En France, l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique a été prise pour transposer cette directive.
Par ailleurs, le Code général des impôts (CGI) prévoit également des dispositions spécifiques concernant la facturation électronique et les logiciels de gestion qui doivent respecter certaines conditions pour être considérés comme conformes. L’article 286 du CGI impose ainsi aux entreprises d’utiliser des logiciels sécurisés et certifiés par un organisme accrédité.
Les obligations des logiciels de facturation électronique
Les logiciels de facturation électronique doivent répondre à plusieurs exigences pour être conformes aux dispositions légales en vigueur. Parmi celles-ci, on peut notamment citer :
- L’inaltérabilité des données : les logiciels doivent garantir que les données enregistrées ne peuvent être modifiées ou supprimées a posteriori. Cette obligation vise à éviter la fraude fiscale et à assurer la traçabilité des transactions.
- La sécurisation des données : les solutions de facturation électronique doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre les accès non autorisés, les pertes ou les destructions accidentelles. Cela peut inclure l’utilisation de chiffrement, de sauvegardes régulières ou encore de contrôles d’accès.
- L’archivage des données : les entreprises sont tenues de conserver leurs factures électroniques pendant une durée minimale de 10 ans, conformément aux dispositions du Code général des impôts. Les logiciels de facturation doivent donc permettre un archivage sécurisé et pérenne des données.
- La compatibilité avec les normes en vigueur : pour faciliter l’échange et le traitement des factures électroniques entre les différents acteurs économiques, il est indispensable que les logiciels soient compatibles avec les normes et formats définis par la réglementation. En Europe, la norme EN 16931 est notamment utilisée pour assurer l’interopérabilité des solutions de facturation électronique.
Les implications pour les entreprises
Pour les entreprises, il est essentiel de choisir un logiciel de facturation électronique conforme aux exigences légales en vigueur. En effet, le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions financières et pénales, mais aussi nuire à la réputation de l’entreprise auprès de ses partenaires et clients.
Il convient donc de s’informer sur les fonctionnalités et garanties offertes par les différents logiciels disponibles sur le marché, et de privilégier ceux qui répondent aux critères de conformité évoqués précédemment. Pour faciliter cette démarche, il est possible de se tourner vers des solutions certifiées par des organismes indépendants, tels que l’Autorité Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) ou Infocert en France.
Enfin, il est important de noter que la conformité d’un logiciel ne se limite pas à sa conception initiale : les entreprises doivent également veiller à mettre régulièrement à jour leur solution pour tenir compte des évolutions législatives et technologiques. Il est donc crucial de choisir un prestataire qui propose un accompagnement adapté dans ce domaine et qui dispose d’une expertise reconnue en matière de facturation électronique.
En résumé, les logiciels de facturation électronique sont soumis à un ensemble d’exigences légales visant à garantir leur fiabilité et leur sécurité. Les entreprises doivent donc être particulièrement vigilantes lors de leur choix, afin de s’assurer qu’ils répondent bien aux obligations en matière d’inaltérabilité, de sécurisation, d’archivage et de compatibilité avec les normes en vigueur. En optant pour un logiciel conforme, elles pourront bénéficier des avantages offerts par la facturation électronique tout en se protégeant contre les risques juridiques et financiers liés au non-respect des dispositions légales.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de facture électronique ?
En tant que professionnel, si vous n’avez pas encore choisi de logiciel de facture électronique, il ne faudra pas vous tourner vers le premier que vous trouverez sur la toile, ni forcément vers le moins cher d’entre eux ! Même si cela ne veut pas dire qu’il faut forcément y mettre le prix fort, il faut surtout bien vérifier les différentes fonctionnalités pour être sûr et certain d’avoir un logiciel de facturation qui correspond vraiment à vos attentes et à votre besoin dans le cadre de votre activité professionnelle.
En vous rendant au plus vite sur une page d’une entreprise qui propose ce type de solution (voir la page : Logiciel de facture électronique), vous allez très vite remarquer que les fonctionnalités proposées ne se limitent pas qu’à la simple génération de factures ! En effet, en plus de cela, les logiciels sont également dotés de solutions pour gérer les devis, la prospection commerciale, et même d’autres fonctionnalités.
Finalement, au delà d’un logiciel de facturation, ce dont vous allez vraiment avoir besoin pour votre entreprise, c’est avant toute chose d’un logiciel CRM qui pourra vous accompagner dans le cadre de toute votre activité.
Pourquoi la notion de PDP change la donne dans l’écosystème de la facturation électronique ?
Derrière les fonctionnalités bien huilées des logiciels de facturation se cache une mécanique plus vaste, appelée à transformer en profondeur les usages, celle de la Plateforme de Dématérialisation Partenaire, (PDP). Dès que l’on évoque la transmission des factures à l’administration ou à ses clients, la simple génération d’un PDF ne suffit plus. Dans ce contexte, la question n’est plus de savoir si vous êtes prêt, mais comment vous le serez.
Vous êtes l’une de ces entreprises soucieuses d’anticiper les mutations imposées par la généralisation de la facturation électronique ? Il devient dans ce cas stratégique d’adopter une PDP pour vos factures, au lieu de vous en remettre à des solutions isolées ou incomplètes. Cette passerelle officielle entre les entreprises et l’administration fiscale ne se limite pas à un rôle de transmission puisqu’elle garantit aussi l’intégrité, la traçabilité et le bon format des données tout au long du cycle.
Ne vous contentez pas d’un outil fonctionnel et interrogez son positionnement dans l’écosystème réglementaire. Une PDP bien choisie ne se contente pas de cocher les cases techniques, elle fluidifie vos échanges, sécurise vos obligations et vous évite de courir après les délais ou les formats. Elle anticipe aussi pour vous les étapes suivantes de la réforme.